士業の業務を５０分の１にする方法
現在、商標の出願業務は５０分の１まで効率化されました。
商標に限らず、複雑と思っていた士業業務も大きく効率化される可能性があります。
この記事では、どうすれば士業の業務を効率化できるのかをご紹介します。
最も重要なこと
効率化する上で、最も重要なことは
「何を作れば、効率化されるか？」
という問いに答え続けることです。
ここが、本質的で最も難しいところです。
２つの知識
何を作ればよいのか？に答えるには、下記の２つの知識が必要です。
・士業の実務の知識
・システムの知識
これは、一人の人がどちらの知識も持っていることが理想ですが、別々の担当者が持っていても大丈夫です。
士業の実務の知識
士業の実務の知識がないと、どういうシステムになるでしょうか？
それは、使いにくいシステムが出来上がります。
グーグルで調べた表面的な知識では、実務的な本当の業務フローは中々わからないからです。
例えば、実務上よく使う入力項目と、ほとんど使わない入力項目が同じような位置に配置され、作業者にはとても使いにくいシステムが出来上がります。
士業の実務の知識がない場合は、機能追加をしても誰にも使ってもらえないため、大きな改善は見込めません。
システムの知識
一方、システムの知識がないとどうなるでしょうか？
何がシステム的に難しいのか、簡単なのか、判別がつかなくなります。
例えば、下記の機能が欲しいとします。システム的にはどれが簡単でしょうか？
・画像から文字を抽出する機能
・誤字、脱字を検出する機能
・お客様の情報５０項目を入力、編集できる機能
これらの中では、圧倒的に３番目が簡単です。
ですが、誤字、脱字を検出する機能であっても、文章ではなく、都道府県の抜けだけを検出したい場合などは難易度が下がります。
画像から文字を検出する機能も、自前で作る必要がない場合は、Google Cloud Vision APIなどの外部システムを使えば、難易度は格段に下がります。
システムの知識があれば、本当に無理なもの、簡易版でもよいもの、すぐにできるもの、の区別がつき改善の速度が速まります。
士業の業務を５０分の１にする方法
それでは、具体的に士業の業務を５０分の１にする方法をご紹介します。
ステップ１：士業の業務フローを書き出す
ステップ２：自動化できそうな項目をピックアップする
ステップ３：荒すぎるバージョン１のシステムを作る
ステップ４：改善×１０００
ステップ１：士業の業務フローを書き出す
士業の業務フローをできるだけ細かく書きます。
これは、「作業分解」と呼ばれる手法で、工場の改善のときにも使われます。
まず、ここから始めることになります。
ステップ２：自動化できそうな項目をピックアップする
ステップ１で書き出された作業を自動化できないか検討します。
効果が高そうで、システム作成時間が少ないものから順に着手します。
作業を自動化できれば、今後二度とその作業をする必要がなくなります。
例えば、顧客の報告業務などは真っ先に自動化すべき項目です。
ステップ３：荒すぎるバージョン１のシステムを作る
まずは、簡単なシステムを作ります。初心者は、エクセル内で使用できるVBAなどがおすすめです。バグはあってもよいので、まずはバージョン１を作ることが重要です。
その後、RubyやPythonなどのウェブに適した言語を使用すると、顧客とのやりともクラウド上で行うことができるため大きな効率化が期待できます。
ステップ４：改善×１０００
一つのアルゴリズムのみで１時間の改善は中々できないです。
しかし、３０秒の改善を多く見つけることは可能なはずです。
とても地味ですが、ひたすら改善を積み上げていくことにより、大きな効率化に繋がります。
まとめ
「何を作れば、効率化されるか？」
「士業の実務の知識」と「システムの知識」
ステップ１：士業の業務フローを書き出す
ステップ２：自動化できそうな項目をピックアップする
ステップ３：荒すぎるバーション１のシステムを作る
ステップ４：改善×１０００
